Trend bisnis dapat
ditandai dengan adanya customer oriented,
sebuah kompetisi yang kompleks dan penggunaan teknologi informasi. Sehingga ada
3 hal yang harus dilakukan agar perusahaan dapat tetap unggul dalam bersaing,
yaitu : membuat proses bisnis yang didasarkan pada kebutuhan konsumen, proses
bisnis dan program-program diturunkan dari tujuan strategis perusahaan dan
menerapkan teknologi yang cost effectives.
Baru-baru ini,
sebuah perusahaan nasional berskala besar banyak dikeluhkan oleh
vendor-vendornya karena proses pembayaran yang sangat telat. Setelah
ditelusuri, ternyata penyebabnya adalah birokasi yang berbelit-belit.
Karena itu, proses
bisnis perusahaan yang ada perlu untuk dievaluasi dan diperbaiki. Berikut 4 langkah
dalam melakukan perbaikan proses bisnis yaitu Petakan, Analisis, Desain,
Implementasi (PADI).
1. Petakan
Organisasi perlu
untuk memetakan proses yang dilakukan saat ini. Tujuannya sebagai bahan
evaluasi dan dasar dalam melakukan perbaikan proses, ada beberapa cara dalam
melakukan pemetaan proses, salah satu yang paling sering dipakai adalah dengan
menggunakan IDEF 0.
Integration Definition
for Function Modeling (IDEF) adalah metode yang dirancang untuk keputusan,
tindakan, dan kegiatan organisasi atau sistem. IDEF0 membantu seorang sistem
analis untuk mempromosikan komunikasi yang baik dengan pelanggan. Sebagai alat
komunikasi, IDEF0 meningkatkan keterlibatan pakar domain dan konsensus
pengambilan keputusan melalui perangkat grafis yang disederhanakan.
Sebagai alat
analisis, IDEF0 membantu mengidentifikasi fungsi (function) yang dilakukan dan
yang dibutuhkan, menentukan sistem yang saat ini tidak benar, dan sistem yang
sekarang ini tidak salah.
IDEF0 merupakan
model yang sangat berguna untuk menjelaskan proses yang berkaitan dengan
lingkungan kerja. IDEF0 dapat menjelaskan hal-hal teknis yang kompleks kepada
setiap orang, baik orang teknik maupun non teknik secara keseluruhan proses.
2. Analisis
Peta proses yang ada
kemudian dianalisis untuk menentukan proses mana yang akan diperbaiki.
Ada 3 cara memilih
proses yang akan diperbaiki.
Pertama, pilihlah
proses yang bermasalah. Contohnya adalah proses pengembangan produk baru. Jika
sudah lima tahun belum ada produk yang dihasilkan, maka itulah proses
bermasalah.
Kedua, proses utama
yang berhubungan langsung dengan konsumen eksternal. Suara konsumen (voice of
customer) menjadi input dalam pemilihan proses yang perlu diperbaiki.
Ketiga, yang paling
feasible untuk diperbaiki. Hal ini akan membangkitkan semangat untuk
memperbaiki proses-proses yang lebih sulit lagi.
3. Desain
Tahap selanjutnya
adalah merancang proses perbaikan (should be condition). Pada tahap ini
dirancang suatu proses baru dengan memperhatikan parameter-parameter proses
yang ditetapkan. Parameter tersebut dapat berasal dari persyaratan pelanggan
(customer requirements). Rancangan proses baru juga mungkin perlu disertai
dengan adanya perubahan kebijakan dan pengendalian proses yang dianggap perlu.
4. Implementasi
Tahap ini adalah
tahap penerapan dari apa yang telah dirancang pada tahap sebelumnya. Pelatihan
karyawan, perubahan tata letak kerja, penggunaan IT adalah beberapa hal yang mungkin
diperlukan untuk melaksanakan proses yang baru dirancang ini. Tipe organisasi
yang paling adaptif dalam menerapkan perubahan proses adalah organisasi
berbasis proses.
Sumber http://indonesiana.tempo.co/; https://en.wikipedia.org/wiki/IDEF0 dan http://repository.maranatha.edu/